KUNDENBERICHTE

Russische Post

Entwicklung eines einheitlichen und umfassenden E-Dokumenten-Management-Systems auf der Basis der Low-Code-Plattform 1C:Enterprise für mehr als 36.000 Arbeitsplätze des größten Postdienstleisters des Landes.

KUNDE

Russische Post

BRANCHE

Service

LAND

Russland

PRODUKT

1C:Enterprise

Russische Post, ein wichtiges föderales Postunternehmen und eine strategische Einheit in der Russischen Föderation, bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, darunter Post-, Transport-, Logistik- und Finanzlösungen für Privatpersonen und Unternehmen in der gesamten Russischen Föderation. Darüber hinaus führt sie internationale Zustellungen durch und beliefert jährlich mehrere zehn Millionen Kunden. Mit 86 Filialen, über 1000 strukturellen Abteilungen und etwa 42000 Postämtern spielt die Russische Post eine entscheidende Rolle in der Kommunikationsinfrastruktur des Landes.

Herausforderungen

Die Russische Post erkannte die Notwendigkeit, ihr bestehendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) zu aktualisieren

Das bestehende System, das für eine kleinere Benutzergruppe konzipiert war, erwies sich als instabil und wenig produktiv, und es kam täglich zu Unterbrechungen.

Im Rahmen des Projekts wurden folgende technologische Herausforderungen angegangen:

Minimierung des Papierdokumentenflusses und der "Patchwork"-Automatisierung
Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Betriebs des EDMS mit den vereinbarten Funktionsmerkmalen
Sicherstellung der Kontrolle über die Ausführungsdisziplin für die Durchführung geregelter Vorgänge innerhalb automatisierter Geschäftsprozesse
Verbesserung der Zugänglichkeit des EDMS für die Mitarbeiter der Russischen Post
Ermöglichung von End-to-End-Workflows für die Dokumentenverarbeitung (Überprüfung, Genehmigung, Ausführung usw.) in allen Filialen (86), Strukturabteilungen (1000) und Postämtern (~42000)
Verbesserung der Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung im EDMS

Das Projekt der Russischen Post zeichnet sich durch das beispiellose Ausmaß des EDMS aus, das 36.000 Arbeitsplätze in allen Regionen der Russischen Föderation miteinander verbindet.

Der enorme Umfang des Projekts erforderte die Zusammenarbeit mit mehreren Unternehmen, darunter 1C Company, National Informatization Center, Lanit, 1C-KSU (1C Corporate Management Systems), und 1C-SoftRise – renommierte Experten für die Entwicklung und Integration von Hightech-Informationssystemen.

1C:Enterprise Platform

Äußerst anpassungsfähige und konfigurierbare Low-Code-Entwicklungsplattform für die Rationalisierung von Unternehmensprozessen wie Finanzoperationen, Buchhaltung, Produktionsmanagement, Vertriebsmanagement, Unternehmensdienstleistungen und mehr. 1C:Enterprise gibt Entwicklern ein umfassendes Toolkit an die Hand, mit dem sie flexible und anpassbare Unternehmenslösungen erstellen können.

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Was wurde getan?

Um den Dokumentenaustausch mit den Regionen in Echtzeit zu erleichtern, wurden einzigartige Datenaustauschmechanismen entwickelt. Diese Mechanismen gewährleisten nicht nur einen regelmäßigen operativen Austausch, sondern verfügen auch über eine 10-fache Leistungsreserve für unvorhergesehene massive Dokumentenverteilungen in den Regionen.

Außerdem wurden mehrere Mechanismen eingeführt, um die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Präzision bei der Bearbeitung von Dokumenten zu verbessern.

Die neue EDMS-Architektur nutzt die fortschrittliche 1C:Document Management CORP-Plattform (basierend auf 1C:Enterprise).
Ein Mechanismus zur Erstellung separater Zuweisungen (z.B. für verschiedene Mitarbeiter) auf der Grundlage von Punkten in einem Auftrag oder einer Richtlinie.
Flexible Delegationseinstellungen für verschiedene Arten von Dokumenten und Aufgaben (z.B. kann festgehalten werden, wer die Aufgabe de facto erledigt hat: der stellvertretende Leiter oder sein Assistent).
Dokumententhemen - ein vielseitiger Klassifikator, der die Anpassung einzigartiger, von den allgemeinen Regeln abweichender Verarbeitungswege für Dokumente ermöglicht.
Anwendung elektronischer Signaturen über eine mobile Anwendung unter Verwendung der Lösungen von Drittanbietern.
Ein Mechanismus zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten, der Korrekturen in Echtzeit und die Einsicht in die Kommentare der Kollegen ermöglicht.
Die Funktionalität, hierarchische Ebenen von Mitarbeitern und Abteilungen zu erfassen und zu verwalten, und Kommunikationsregeln entsprechend dieser Ebenen zu erstellen.
Mechanismus zur Eskalation von Aufgaben, der es ermöglicht, die Bearbeitung von Dokumenten fortzusetzen, wenn sich die Position eines Mitarbeiters ändert oder er abwesend ist.
Unstimmigkeitsprotokoll - ein Mechanismus zur Eskalation von strittigen Äußerungen an einen übergeordneten Manager zur Lösung.

Ergebnisse

Mehr als 36.000 Arbeitsplätze wurden automatisiert, wobei die Kapazität des Systems für eine mögliche künftige Systementwicklung und -erweiterung (Erhöhung der Benutzerzahl, Erweiterung der Funktionalität) unter Beibehaltung der Produktivität durch die Mechanismen der 1C:Enterprise Low-Code-Plattform erhalten blieb.

Der unterbrechungsfreie Betrieb des EDMS der Russischen Post wurde gemäß den festgelegten Funktionsmerkmalen sichergestellt.
End-to-End-Workflows für die Dokumentenverarbeitung (Überprüfung, Genehmigung, Ausführung usw.) wurden auf allen Ebenen implementiert: sowohl auf der Ebene der Unternehmensleitung als auch in den regionalen Abteilungen bis hin zu den Postämtern.
Die dezentrale Registrierung von ein- und ausgehender Korrespondenz und Bürgeranfragen wurde eingerichtet.
Der Anteil des papierlosen Dokumentenflusses hat sich erhöht (35% der Dokumente wurden in ein elektronisches Format umgewandelt).
Die Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung im EDMS wurde im Vergleich zur Papierverarbeitung erhöht.
Die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter wurde durch die automatisierte Unterstützung der Dokumentenverwaltung verringert.
Die Arbeitsdisziplin wurde durch die Überwachung der Fristen für die Erledigung von Aufgaben sowie durch die Sammlung von Analysen und Berichten verbessert.
Die Entwicklungsfähigkeit des Systems (Erhöhung der Zahl der Nutzer und Erweiterung der Funktionen) wurde unter Beibehaltung der vorgegebenen Leistung sichergestellt.

Hier ist ein Überblick über die bemerkenswerten Verbesserungen nach der Einführung von 1C:Enterprise:

36k+
automatisierte Arbeitsplätze
35%
Reduzierung des Papierdokumenten-flusses
10%
schnellere Dokumenten-verarbeitung innerhalb der Abteilungen
10%
Beschleunigung des Dokumenten-austauschs zwischen Strukturabteilungen
50%
Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentensuche und -auswahl
20%
Steigerung der Mitarbeiter-disziplin

Der Inhalt dieser Seite stammt aus der 1C-Implementierungsdatenbank.

Die zugehörigen Kundenberichte

Land:

Türkei

Branche:

Energetik

Produkt:

1C:Perform

Akkuyu Nükleer

Automatisierung der Finanzbuchhaltung, Finanzplanung, Budgetverwaltung und Berichterstattung mit 1C:Perform.

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Land:

Türkei

Branche:

Service

Produkt:

1C:Drive

SeaTechnic Marine Electronics

Digital Transformation mit 1C:Drive: von Tabellenkalkulationen zu operativer Exzellenz und Kundenzufriedenheit.

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