TSIBA Ignition Academy

Automatización de las ventas y la gestión financiera, para mejorar la efectividad de empresa, utilizando la solución 1C:Drive.
Challenges

Retos

TSIBA Business School es una institución de educación superior acreditada y sin fines de lucro. Con sede en Ciudad del Cabo y ofrece cursos de pregrado y posgrado en el área de comercio, cursos cortos informativos en liderazgo y espíritu empresarial.

Liderazgo, espíritu empresarial y autodesarrollo son puntos que fortalecen un plan de estudios integral enfocado en el futuro. Estos cursos son impartidos por personal académico experto en negocios en Sud África y expertos internacionales.

Academia de combustión TSIBA (Pty) Ltd ofrece soluciones personalizables y de alta calidad para mejorar las habilidades comerciales y aptitudes de mando B-BBEE empresarial para organizaciones de diferentes sectores comerciales. Estas soluciones tienen un alto impacto y mejoran las habilidades de los trabajadores y fomentan el desarrollo profesional.

La academia de combustión TSIBA también se especializa en activar y ejecutar programas de apoyo empresarial personalizados para socios corporativos.

Recopilación de datos, gestión de flujos de trabajo y establecer cómo optimizar el flujo de documentos

El objetivo principal del proyecto era permitir que las personas encargadas de tomar decisiones puedan optimizar el proceso de recopilación y análisis de datos, facilitando el acceso a información empresarial.

Las tareas a realizar fueron:

Guardar la información que se genera a través de distintos procesos comerciales en un único sistema
Mejorar la calidad general de los datos
Agilizar el flujo de documentos empresariales para los clientes y proveedores
Hacer que la gestión de datos financieros y datos, como objetivos de venta, rentabilidad, etc. Estén disponibles para las personas que toman decisiones
Optimizar la carga de trabajo y reducir el tiempo de actividades de trabajo manual, como la recopilación de datos, análisis de datos y contabilidad financiera
Implementación de un sistema CRM para mejorar el proceso de ventas y la comunicación con clientes actuales y potenciales

Clientes exitosos

“Uno de los mayores desafíos en el desarrollo de sistemas para cualquier rubro es garantizar que las necesidades del cliente se traduzcan de manera eficaz en el sistema. En términos de gestión financiera, mi personal pudo ponerse al día rápidamente. Algo crucial, ya que no son contadores”.

— Karien Cloete,

CEO en TIA

Results

Resultados

Desarrollando un sistema integrado de gestión empresarial

Como una nueva empresa bajo la marca TSIBA, era necesario un sistema de gestión empresarial (BMS), ágil y personalizable y un software CRM con funciones para la generación de informes. Al ser una empresa con fines de lucro y al mismo tiempo ofrecer métricas de impacto social, su modelo de negocio es único, ya que varios requisitos deben ser cubiertos en un mismo sistema.

La solución 1C:Drive y sus módulos BMS fueron los elegidos por su flexibilidad, confiabilidad y su facilidad para escalar el sistema. 

Las razones clave por las que decidieron optar por 1C:Drive fueron: 

Posibilidad de desarrollar un Sistema de gestión empresarial integrado, donde se gestionen varios procesos comerciales en un único lugar
Posibilidad de realizar cambios para personalizar y adaptarse rápidamente a los requisitos comerciales
Interfaz de fácil uso, que permite a los gerentes de ventas procesar la documentación contable
Relación precio-rendimiento. Las funcionalidades de 1C:Drive son comparables a soluciones mucho más caras y grandes, pero a un precio mucho más razonable

Rise SA Business Solutions (Pty), un partner de 1Ci con sede en Ciudad del Cabo, dirigió el proyecto de implementación.

Clientes exitosos

“Entiendo que la responsabilidad también recae en el dueño de la empresa. Debo asegurarme de que los empleados comprendan los procesos y las reglas comerciales. Por lo tanto, es importante que el trabajo de implementación lo lleve a cabo un partner que sepa que entiende lo que está diciendo. Y, por supuesto, la proximidad de Rise como partner encargado de la implementación era algo favorable."

— Karien Cloete,

CEO en TIA

La primera etapa del proyecto tomó alrededor de 300 horas. Se finalizó la implementación y la capacitación de los empleados. Está incluyó varios puntos claves:

Análisis de requisitos iniciales sobre las funciones para determinar los pasos para la implementación
Recopilación de datos. Todos los datos e información relacionada con la empresa tenía que ser agregada al sistema 1C:Drive
Capacitación de trabajadores para obtener el máximo del software desde el primer día
Desarrollo a medida. Se desarrollaron varios módulos CRM de 1C:Drive para un mejor funcionamiento con los requisitos comerciales. Además, se creó el sistema de gestión de aprendizaje personalizado integrado con Google Classroom

Como resultado, TIA obtuvo un sistema de gestión empresarial que integra varios procesos comerciales en un solo lugar. Lo que facilita el acceso a información y la toma de decisiones respaldadas en datos.

Además de la automatización en la contabilidad, la gestión de ventas y la asistencia al cliente, la solución también logró integraciones con soluciones de terceros, como es el caso de Google Classroom.

Números clave

Reducción del 30% en el tiempo de respuesta del servicio al cliente

Reducción del 21% en el costo laboral de la ejecución de proyectos

Reducción del 18% en gastos operativos y administrativos

Reducción del 28% en los errores durante el procesamiento de documentos

Mayor efectividad, toma de decisiones de forma más eficaz y mejora en la lealtad de clientes

Esta nueva implementación, permitió a TIA automatizar todo el proceso de gestión de proyectos. Cada gerente de venta ahora puede crear documentos contables y financieros de forma independiente. Estos documentos se recopilan en un solo lugar, lo que aumenta significativamente la eficiencia del flujo de documentos y los sistemas de gestión financiera.

El número de errores en las tareas que se realizaban de forma manual ha disminuido significativamente, mientras que la efectividad comercial ha mejorado debido a la precisión de los datos comerciales. El equipo de gestión de la empresa ahora puede acceder a datos relevantes relacionados con el negocio en tiempo real en un solo lugar, lo que acelera el proceso de toma de decisiones.

La lealtad de los clientes también ha mejorado debido a que las tareas pueden ser completadas de forma más eficaz. También se mejoró la comunicación con los alumnos. Estos aspectos han fortalecido la marca.

El software desarrollado por 1Ci impulsa el crecimiento del TIA. Ahora se lleva a cabo la expansión de la marca en distintas zonas geográficas y en el resto de Sudáfrica. Eligieron a 1C:Drive para impulsar el proceso de gestión comercial y de ventas durante la expansión comercial.

El proyecto de implementación está en curso, ya que el equipo administrativo de la empresa desea expandir la funcionalidad de informes y agregar más puestos automatizados para los nuevos gerentes de ventas.

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